Kurzbeschreibung

Eine geänderte Aufgabenverteilung oder neue IT-Systeme entwickeln die Verwaltungsstruktur stetig weiter. Die meisten Veränderungen in der Struktur und im Ablauf führen aber oft zu kleinen Fehlern in der täglichen Arbeit. Daher ist es in vielen Verwaltungen notwendig, das Thema jetzt anzugehen und die vorhandenen Abläufe zu hinterfragen. Denn nur durch eine optimale Ablaufgestaltung kann auch in Zukunft eine effiziente Verwaltungsarbeit gewährleistet werden. Eine wichtige Voraussetzung ist dabei die Kenntnis der eigenen Prozesslandschaft, die auch dabei hilft, Themen der elektronischen Vorgangsbearbeitung, der interkommunalen Zusammenarbeit, der Behördenhotline 115 oder der Flexibilisierung von Mitarbeitern fundiert zu diskutieren.

Das Seminar diskutiert die Spannungsfelder zwischen den Arbeitsabläufen, den beteiligten Menschen sowie den eingesetzten Systemen. Es richtet sich an Führungskräfte und Organisationsverantwortliche, die ihre Prozesse strukturieren, dokumentieren und verbessern wollen. Die Teilnehmer lernen Methoden kennen, ihre Prozesslandschaft zu strukturieren und je nach Prozesstyp die richtigen Optimierungsansätze abzuleiten. Schritt für Schritt erarbeiten wir gemeinsam das Vorgehen zur Optimierung von Prozessen und lernen verschiedene Methoden kennen, um eigenständig Optimierungsmöglichkeiten zu identifizieren. Es werden verschiedene einfache Verfahren der Prozessdokumentation und -analyse vorgestellt, welche die Teilnehmer nach dem Seminar problemlos in der eigenen Verwaltung anwenden können.

Die Teilnehmer erhalten darüber hinaus auch einen Einblick in Kreativtechniken, die es ihnen ermöglichen, die prozessbeteiligten Mitarbeiter zu aktivieren, um deren schlummernde Optimierungsideen ans Tageslicht zu bringen. Abgerundet wird das Seminar durch einen

Ausblick auf das Thema Prozess-Steuerung.

Gerade vor dem Hintergrund des Bürokratieabbaus und der Verbesserung der Bürgernähe sollten sich moderne Führungskräfte dieses Seminar nicht entgehen lassen. Denn die Kenntnisse der eigenen Prozesse sind der Schlüssel zu einer modernen Verwaltung.

Seminarinhalt

1.          Strukturierung der Verwaltungsabläufe    

1.          Dokumentation von Prozessen

1.         Verwaltungsoptimierung, Prozessanalyse

1.       Elektronische Vorgangsbearbeitung            

V.        Verringerung von Redundanzen und Medienbrüchen              

1.        Fallabschließende Vorgangsbearbeitung            

1.        Zentrale Back-Office-Bereiche            

1.      Online-Anfragen und Workflow  

1.       Changemanagement