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Dokumenten-Management in der Verwaltung - Klasse - Akte Meier is ja schon digitalisiert - Einführung eines DMS, Wirtschaftlichkeitsberechnung, DMS-Projektmanagement


Termin

19.05.2020 - von 10:00 Uhr bis 16:30 Uhr

Anmeldeschluss

19.05.2020 10:00 Uhr

Dozent

Hardy Hessenius

Ort

Haus des Landessportbundes
Ferdinand-Wilhelm-Fricke Weg 10
30169 Hannover
Deutschland

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Kurzbeschreibung

In diesem Seminar geht darum, die Einführung eines DMS zu planen, auszuschreiben, es zu bekommen und zum Wohle aller Kolleg*innen erfolgreich einzuführen. Dieser Weg wird kein leichter sein - allerdings lohnt er. Versprochen.

Die Reise beginnt mit dem Schaffen einiger Argumentationsfundamente, führt weiter zu den wichtigsten Fachbegriffen, lässt uns die wichtigsten Spieler im Spiel einer derart großen Organisations-Änderung  kennenlernen und zeigt , wie man sich durch den Dschungel der möglichen Angebote kämpft und schließlich erfolgreich ein solches System im Hause einführt.

Hierzu werden Kenntnisse in folgenden Bereichen vermittelt:

  • Wirtschaftlichkeitberechnung eines DMS
  • Aufstellung einer Leistungsmatrix
  • DMS Projekt-Management
  • Klassische Motivationshemmnisse und wie man sie meistert

Seminarinhalt

Die Grundlagen:

  • Was sollte ein DMS mindestens können?
  • DMS IST eGovernment - ja echt!
  • Kleine Marktübersicht
  • Betriebswirtschaftliche Betrachtung des Dokumentenmanagements


Begrifflichkeiten:

  • Schnittstellen
  • Prozesse
  • Workflow


Erkenne Deine Mitspieler

  • Führung
  • IT
  • Personalvertretung
  • Datenschutz


Tipps zur Einführung:

  • Nutzenargumentation für elektronisches Dokumentenmanagement
  • Amortisationsberechnung - Suchen mit und ohne DMS
  • Ich will ja, aber die Nutzer nicht
  • Mein Chef findets gut - mehr aber auch nicht
  • Soll das doch die IT machen


Projektplanung:

  • Erfolgsfaktoren bei der Einführung
  • Maßnahmenplan zur Einführung
  • Analyse und Optimierung der Schriftgutverwaltung
  • Auswahl einer geeigneten DMS-Software
  • Auswahl von Piloten
  • Testphase
  • Einführungsphase
  • Schulungsphase
  • Hilfreiche Tools


Wünsche formulieren:

  • Aufbau eines Leistungsverzeichnisses


Tipps zur Einführung:

  • Ich will ja, aber die Nutzer nicht
  • Mein Chef findets gut - mehr aber auch nicht


Lebende Beispiele:

  • Digitalisieren des kompletten Posteingangs
  • Einführung einer eRechnungs-Infrastruktur


Die Zukunft:

  • Künstliche Intelligenz
  • Home-Office
  • Wolkenkuckucksheim - DMS aus der Cloud
Leitung/Dozenten