Kurzbeschreibung

Öffentliche Auftraggeber werden durch die Bestimmungen des Vergaberechts zur Transparenz verpflichtet. Sie sind daher verpflichtet, die einzelnen Phasen des Vergabeverfahrens und die Maßnahmen, Feststellungen und Begründungen der einzelnen Entscheidungen nachvollziehbar in einem Vergabevermerk zu dokumentieren. Eine gute Dokumentation kann jedoch nur durch eine gute Organisation des Vergabeprozesses gelingen.

Organisation und Dokumentation sind zentrale Voraussetzungen für das Gelingen eines Vergabeverfahrens. Beide Aspekte tragen maßgeblich zur erfolgreichen und rechtssicheren Durchführung einer Beschaffungsmaßnahme bei. Durch eine entsprechend Organisation kann der Auftraggeber Vorbereitung, Durchführung und Abschluss des Vergabeverfahrens effizient und effektiv gestalten. Die rechtlichen Rahmenbedingungen stellen dabei aber zugleich auch hohe Anforderungen, die es strikt zu beachten gilt.

Die Anforderungen an die Erstellung des Vergabevermerks sind insbesondere auch aufgrund der sich stetig entwickelnden Rechtsprechung von Vergabesenaten und Vergabekammern stetig gestiegen. Die Nichtbeachtung von Dokumentationspflichten stellt allerdings nicht nur einen Vergabeverstoß dar und ist daher häufig ein Angriffspunkt in Vergabenachprüfungsverfahren, sondern hat auch Auswirkungen auf Schadensersatzansprüche von Bietern wegen Nichtberücksichtigung ihrer Angebote. Die ordnungsgemäße Durchführung und Dokumentation von Vergabeverfahren ist zudem Voraussetzung für den Erhalt von Fördermitteln und Vermeidung von Rückforderungen. Zudem schützt ein ordnungsgemäßes Verfahren die Allgemeinheit vor Korruption.

In unserem Seminar vermitteln wir Ihnen praxisnah, welche Organisationsanforderungen und Dokumentationspflichten Sie als öffentlicher Auftraggeber zu beachten haben. Das Seminar vermittelt, wie sich die Vergabeakte rechtssicher strukturieren und gestalten lässt. Zudem werden Auskunftspflichten im Vergabeverfahren, die Rügeobliegenheit sowie der Bieterrechtsschutz bei Dokumentationsmängeln aufgezeigt.

Die Anforderungen an die E-Vergabe und die neuesten Anforderungen 2025 werden praxisnah vermittelt. Zudem erhalten Sie wertvolle Checklisten und Handreichungen, die das Anlegen einer rechtssicheren Vergabeakte massiv erleichtern werden.

Seminarinhalt

Rechtliche Anforderungen an die Vergabedokumentation

Organisation des Dokumentationsprozesses

Aufgabenverteilung zwischen den Fachbereichen und einer zentralen Vergabe- und Submissionsstelle

Rechtssichere Dokumentation und Erstellung von Vergabevermerken im Gang des Vergabeverfahrens

E-Vergabe als Dokumentationsinstrument

Informationspflichten der Vergabestelle und Informationsrechte der Bieter

Rechtsschutz und Akteneinsicht im Nachprüfungs- und Beschwerdeverfahren

Rechtsschutz, Auskunfts- und Schadensersatzansprüche der Bieter vor den Zivilgerichten und Verwaltungsgerichten

Rechtsprechung der Verwaltungsgerichte zur Rückforderung von Fördermitteln bei Vergabeverstößen

Beihilfenrechtliche Bedeutung von Vergabeverfahren

Beispiele aus der Beratungspraxis

Neueste Anforderungen 2025